講習会⑤挙式会場を決める【ウエディングプランナーになりたい人必見】

挙式会場を決める

挙式会場を決めるのはウエディングをプラニングする上で一番大事な部分です。

良い会場を見つければ、その後のウエディングプラニングもとてもスムーズに出来ると思います。良い会場決めとは、そこの土地柄や雰囲気だけでなく、その会場でのパッケージプランや予算なども含むすべての事を言います。

ではここから会場決めに必要な要素を4つご紹介致します。

ご予算を考慮する

お二人の結婚式の予算に収まる結婚式会場のみをご紹介するようにします。カップルのご予算以上の会場でお話を進めても、途中でやはり予算オーバーで結局諦めなければいけなくなってしまうほど、かわいそうなことはありません。初めから予算に合わせたご提案をすることを心がけます。

ウエディングプランナーとしてお仕事をする上で、カップルの予算の考慮は重要です。

特にカップルが予算管理をウエディングプランナーとしてのあなたに求めている場合は、特に当てはまります。前述のように、カップルはあなたが予算管理をしてくれることを期待している場合も多いです。予算内での結婚式を進めるために、高すぎるとわかっている会場の提示は避けてください。予算を無視すると、計画プロセスの早い段階で無理が生じ始めます。

ロケーション

ご予算内で、お気に入りの場所を見つけることができれば、その後のお打ち合わせもスムーズに進みます。ロケーションを選択するのは会場決めの重要な部分です。
ただし、完璧なロケーションというものは存在しないことに注意してください。挙式会場までの距離感、値段、移動方法など全ての面で考慮しなくてはいけません。
ロケーションは会場決めの重要な部分です。 場所がアクセス可能で、結婚式のゲストやベンダーにとって見つけやすい場所にあることを確認したいとします。カップルによって希望の場所が異なります。カップルの住んでいる場所、希望の場所、カップルのご希望のパーティースタイル、彼らが費やしたい金額によります。 
市内中心部、郊外、さらには国外の色々な挙式会場を見つけることができます。 
 
敷地内と近くの両方で利用できる駐車場はどれくらいあるのかなど、必ず会場に尋ねてください。最寄りの駐車場が有料である場合、建物に割引スペースが提供されているかどうか尋ねることも出来ます。 カントリーサイド（ガーデンやビーチなど都会ではない場所）で結婚式を計画する場合、公共駐車場について心配する必要はありません。ただし、交通手段については心配する必要があります。レセプションが町の外にある場合、車での交通手段になることもあります。その場合はパーティーの後（特にアルコールが出されたとき）のための代替の交通手段を考える必要があります。人々が安全かつ合法的に家に帰るために、シャトル、バスを借りるか、タクシーのアカウントを設定することを検討するかもしれません。

もう1つ考えることは、屋外の結婚式場です。気候の変化にもかかわらず、屋外での結婚は依然として人気があります。 悪天候によって危険にさらされる可能性のある場所を選択する場合は、風と雨から人々を守るためのバックアップ計画が必要になります。 ですので屋外挙式（アウトドアウエディング）はホテルやリゾートで行われることが多く、バックアッププランもホテルやリゾートの敷地内でご提供できます。しかし、アウトドアウエディングがホテルやリゾートではない場所で行われている場合は、バックアッププランの場所、その場所への交通手段などを考える必要があります。

予約状況

これは言うまでもありませんが、人気の高い挙式会場はご希望の日にちで予約が取れない事もありますので、探し始めるのが早いほどご希望の日にちでご希望の会場が見つけやすいです。

絶好のロケーションで素晴らしい会場を見つけたら、日付を設定する必要があります。

通常、予約プロセスでは、会場がスケジュールを確認します。日付が空いている場合は、通常、日程を確保するために前金を支払う必要があります。

人気のある会場の場合、一日で何件も結婚式が行われることがあります。
その場合は 90分のみチャペルが利用できるなど 会場を使う時間の制約があります。

夕方の結婚式を計画していて、会場で午後の結婚式が予定されている場合、会場をセットアップして装飾する時間は限られています。これは、最終的にベンダーに通知できるように、事前に知っておくことが不可欠です。
ウエディングのプランニングをするにあたって、挙式時間の前後の挙式予約状況なども把握している必要があります。 

また、会場の営業時間についても把握する必要があります。一部の会場は、深夜0時以降は営業をしません。この会場を予約した場合、パーティーは真夜中前には正式に終了する必要もありますし、パーティー後ゲストがいなくなった後、会場に鍵をかけてロックできるかどうかも確認します。デコレーションを撤退するのにはまた時間が必要になってきます。
その時間配分やタイミングなどまでも確認が必要になってきます。

また、パーティー前もすべてが正しくセットアップされていることを確認する必要があるためです。パーティーが始まる前に、すべての準備が整っていることを確認するために、どれだけの時間が必要で、いつから会場をオープンしてくれるかも確認が必要です。

会場の営業時間が合わない場合は、会場と交渉することを検討してください。
場合によっては、追加の数時間を支払うことを申し出れば、対応してくれる会場もあります。

追加考慮事項

一部の結婚式場では、 会場を予約するとすべてを提供するイベントパッケージ全体の料金を支払う必要がある追加パッケージが提供されます。ケータリングサービスを使用するように要求するものもあれば、パーティーに必要な椅子、テーブル、その他の必要なものをすべて提供するものもあります。一方、一部の会場では、会場そのもの（はこ貸）しか提供されません。

会場を予約する前に、外部ベンダーに関するポリシーについて尋ねる必要があります。 ケータリングサービスの予約も必要となる場所がいくつかあります。バンドやDJを予約すると、サウンドシステムが無料で提供される場合もあります。会場によってはドリンクは会場のバーをオプションとして提供するかもしれません。 サービスの範囲は、会場によってさまざまです。ただし、ほとんどの場合、これらの追加料金が発生します。追加料金がかかるのを避けるには、事前にすべての費用を尋ねてください。良い会場は料金について透明性があり、項目別リストを提供します。彼らが事前にこれを提供しない場合は、契約に署名する前に確認する必要があります。 

自分でワインを持ち込むことを選択した場合、会場は栓抜き料金を請求することさえあります！ 契約を結ぶ前に、会場で許可されているものと許可されていないものを正確に把握する必要があります。
これらの追加パッケージは、会場の価格にプラスアルファになる為、ご予算に影響が出てきてしまうかもしれません。  

ウエディングプランナーとして、そしてカップル、会場側、全員が会場採用契約の条件に問題がないことを確認する必要があります。